Enkelte dokumentformater inneholder mye informasjon som de fleste brukere ikke er oppmerksomme på. Det kalles gjerne meta-data og er opplysninger om dokumentet og dets historie.
Siste saken som fikk medieomtale i Norge var nyttårstalen til Danmarks statsminister Anders Fogh Rasmussen. Den ble sendt ut til media som et Word-dokument, og opplysningen om forfatter i dette dokumentet var nokså oppsiktsvekkende.
Jeg kjenner til at norske bedrifter og forvaltning ved uhell (eller uaktsomhet) har sent fra seg dokumenter med både endringslogg og saksbehandleres kommentarer til konkurrenter og til journalister. Den slags lekkasjer kan bli både pinlige og kostbare.
Nå har Microsoft kommet med et nyttig verktøy for å fjerne skjulte data i dokumenter. Ulempen er at verktøyet bare virker for programmer i 2003-utgaven av Office [rettelse: det skal også virke for Office XP, dvs. 2002-utgaven] og det er bare testet for Windows XP. Det virker ikke på Windows 98 eller ME, og det er ikke testet på Windows 2000.
Et alternativ for dem som ikke ønsker å oppgradere programvare og operativsystem er å kjøpe Metadata Assistant fra Payne Consulting Group.
Det beste alternativet er selvsagt å ikke distribuere dokumenter i proprietære formater fra programmer som Word, Excel og Powerpoint når du sender ting ut av din egen organisasjon.
Jeg kan ikke faa sagt meg enig nok i ditt siste raad til folk som publiserer: styr unna Word’s .doc og publiser RTF eller PDF i stedet; virusfrie er de ogsaa
En (eller flere) gratis PDF creator finnes online:
http://www.jacobsen.no/anders/blog/archives/2002/12/09/create_pdfs_for_free.html
Eksport til PDF er gjort med et tastetrykk i siste versjon av OpenOffice, om noen skulle ha behov for et argument i tillegg til at programvaren fungerer glimrende og er gratis….
I tillegg til all den skuuumle informasjonen som følger med .DOC-filer, har vi all den unødvendige. Jeg leser ofte lange manuskripter på skjerm i forbindelse med jobben, og ergrer meg stadig over hvor mye grums som følger med i filene fra måtelig datakompetente korrekturlesere, manusvaskere osv. Pleier som regel å lagre i et enklere format for å bli kvitt svineriet, og så hente det inn i OO igjen.